Hoe werkt het TSO systeem
Het overblijfsysteem van Mijn TSO biedt vele gemakken voor ouders, de overblijforganisatie en de school. De overblijforganisatie gebruikt het systeem voor de registratie van de kinderen en de controle van hun aanwezigheid, de planning van begeleiders en de financiële zaken. Natuurlijk zijn er vele communicatie mogelijkheden die deze processen ondersteunen, zoals mailen naar ouders, groepen, individuen. Ouders ervaren het gemak van flexibel aan- en afmelden. Ook kunnen ze directe communiceren met de overblijforganisatie. Ze ontvangen de facturen via mail, dus de strippenkaarten kopen in de hal van de school is verledentijd. De school kan de tso als een zelfstandige organisatie gaan zien. Zij kan tussen de overblijf en de ouder uit. Dit maakt communicatie helder.
Flexibele planning en aan- en afmelden
Ouders kunnen op verschillende manieren aangeven wanneer hun kind overblijft. Via het ouderportaal orden de vaste overblijfdagen aangegeven. Met behulp van de overblijf app kan er dagelijks aan-, of afgemeld worden. Dus moet uw kind toch onverwachts overblijven, met twee klikken op uw telefoon is dat gemakkelijk geregeld.
Directe communicatie tussen tso en ouders
Ouders en de TSO communiceren rechtstreeks met elkaar. Berichten doorgeven via de leerkracht of het kind is verledentijd! Communiceren kan m.b.v. de overblijf app, de mailfunctie of het ouderportaal. Daarnaast zijn er vele andere manieren van communicatie in het systeem opgenomen. Zo wordt b.v. allergie-informatie handig geïntegreerd in de namenlijsten, zodat elke begeleider altijd op de hoogte is.
Het ouderportaal
In het ouderarchief vindt u overzichten van al uw facturen, beleidsafspraken, notities en nieuwsbrieven. Ook kunt u hier de lange termijn planning regelen, vaste dagen instellen of een nieuw kind toevoegen.
Facturering over mail
Het opmaken van de facturen gaat automatisch en wordt verstuurd via de mail. De factuur bestaat uit een duidelijk overzicht van de overblijfdagen die u heeft afgenomen. Alle facturen kunnen worden teruggevonden in het ouderarchief. Wanneer gewenst kan iDeal worden gekoppeld. Dit is gemakkelijk, veilig en gebruiksvriendelijk.
Financiële zaken
U controleert de aanwezigheid van de kinderen. Aan het eind van de perioden (maand/ twee maanden) sluit u met één eenvoudige knop de periode af. Hierna worden alle facturen volledig automatisch opgesteld. Met een tweede druk op de knop verstuurd u deze aan de ouders. Deze automatisering neem veel werk uit handen, is 100% secuur en professioneel. Het wordt door al onze overblijforganisaties in Nederland als het grootste gemak en de meeste tijdwinst ervaren. U kunt er voor kiezen om iDeal te laten integreren, zodat ook de betaalcontrole wordt geautomatiseerd.
Professionele boekhouding
U heeft beschikking over een balans, een overzicht van vergoedingen voor de vrijwilligers, een overzicht van verzonden facturen en een mogelijkheid voor een kasboek. Hierdoor ontstaat een geprofessionaliseerde organisatie. U bent daarom in staat bij een controle van de belastingdienst een goede boekhouding te weerleggen. Het nagaan van de betalingen kan op verschillende manieren. Wanneer u voor iDeal integratie kiest, gaat deze verwerking ook vanzelf. Natuurlijk is er ook een kasboek. Hier kunt u de kasgelden (de bonnetjes) eenvoudig invoeren, waardoor een sluitende financiële administratie ontstaat. Overzichten van de het kasboek zijn op verschillende manieren te genereren.
Inzicht en overzicht
U heeft te alle tijden inzicht in welke leerlingen er overblijven. De kinderen die zijn afgemeld komen niet terug in de presentielijsten. Dit maakt de presentielijst overzichtelijk. De lijst is altijd actueel. Wel zo handig. U kunt de kinderen eenvoudig verdelen over de verschillende overblijfgroepen. U kunt ook kiezen voor een automatische verdeling. Daarnaast heeft de coördinator altijd een actueel inzicht in:
- Leerlingenadministratie; contactgegevens van ouders en kind,
- Financiële stand van zaken; balans, kasboek, overzichten van facturen en bezoldiging aan begeleiders,
- Planningen; aanmeldingen, afmeldingen, planning begeleiders.
- Plannen van begeleiding
U kunt eenvoudig een tso begeleider aan groepen koppelen. Ook zijn de presentielijsten zowel digitaal als op papier te produceren. De presentielijsten kunnen ook door leerkrachten, en begeleiders zelf worden uitgeprint. De kind specifieke informatie staat altijd op deze lijsten.
Kortom
Dit systeem geeft ouders flexibiliteit, neemt de tso organisatie werk uit handen en verbetert de kwaliteit op de domeinen planning, communicatie en algemene en financiële administratie. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie, of een demonstratie.
Wat kost het?
Mijn TSO is zeer voordelig en betaalbaar voor grote én kleine scholen. De kosten van Mijn TSO hangen af van de grootte van de school. Mail ons daarom voor een vrijblijvende offerte op maat.
Het 'najagen' van niet betalende ouders is voor sommigen organisaties een klus. Het debiteurenbeheer van Mijn TSO is jaren actief in het voeren van overblijfadministraties.